SOS Barnbyar Göteborg

Att det skulle vara lätt att skapa event har ingen påstått men att det är roligt råder det inget som helst tvivel om.

Men var ska man börja? Ja, det undrade vi också när vi skapade vårt första event.

Jag tror vi började någonstans på mitten med ett förslag där vi sedan började bena ut vad målet var, vad vi behövde och hur vi skulle få tag i de olika delarna som lokal, tavlor, sponsorer, kändisar etc. Det är en massa research som behövs så vi började gräva på olika håll och mailade som dårar där vi förklarade vårt event och vad vi hoppades att var och en kunde tänka sig hjälpa till med.  Sen dök det upp kostnader. Hmm något vi inte riktigt hade hoppats på. Men det var bara att lösa.

Att man får många Nej hör också till. Vad man kände sig hjälplös och omöjlig vid varje nej man fick, eller ännu värre – när tystnaden fyllde mailkorgarna. Denna tystnad och ovetskap. Skulle det gå? Skulle vi få lägga ner hela projektet? Projektet som vi byggde på ca 10-11 veckor (inte att rekommendera). Det började rulla in tur och vi fick ta det vi hade – 4 tavlor (av de 6 vi trodde vi skulle ha) och sen ut med inbjudningarna. Facebookeventet skapade, HK bjöd in på sitt håll.

Även där lång tystnad.

Denna tystnad.. Får rysningar av bara tanken. Panik. Måste vi lägga ner nu? Efter så hårt arbete! Men nej, vi gav oss inte.  Vi skulle ha in folk! Vi mailade ut inbjudan efter kategorier. Ja det var alltifrån butiker, politiker, kommuner, trafikledningen, Banker, polisen, brandkåren, kyrkan, hotellkedjor m.m. Jag tror vi mailade  runt 300 mail. Pepprade för det på Instagram, Twitter och fortsatte sedan med reklamen på facebook. I sista minuten skrev vi ut flyers och gick med i stan.  Och så kom det oväntade samtalet från P4 Göteborg.

P4. Tror jag tappade andan när jag såg ett missat samtal och ett sms med förfrågan om att ha med oss i radio samma dag som eventet. Radio. Folk. Icke mediavan. Katastrof ringde i mina öron men vi fick hjälp av huvudkontoret att samla information.  Vi nådde faktiskt några stycken och vi blev ca 30 st och fick sålda alla tavlorna. Om än till en mindre summa än vad vi hade hoppats på men vi fick dem sålda och fick ut namnet, eventet, informationen, budskapet och började skapa ett namn i Göteborg som dessutom ledde oss till ett fortsatt framtida samarbete tillsammans med Scandic Europa som tyckte om vårt event och planen, strukturen och målen läggs redan nu i september och samma Vernissage och auktionevent kommer att ta plats våren 2016. 

Som vi kämpat. Men vi har lärt oss mycket.

Så till dig som ska skapa event, här är en checklist som vi skapat.

1. Projektet

-          Ämne
-          Mål
-          Vad är det för typ av event?
-          Är det möjligt?
-          Titta på andra event och prata med de som gör event om ni kan få tips eller hur de gjorde då        
-           Finns det något liknande eller annat event ni kan ingå i?

2. När

-          Tajming är viktigt, så titta på punkt 1, vad är det för ett typ av event
-          Hur lång tid ska det ta?
-          Tider på dagen?
-          Årstid, vad gör folk vid denna tid? Kan vara beroende av punkt 3
-          När i veckan? När i veckan kan bero på punkt 3

3. Målgrupp

4. Vad behöver ni?

-  hur ska ni få tag i det?
- kostnader?  Budget är jätteviktigt om än man förhandlar!
- kontakter   - dela upp arbetet och kolla vilka ni känner som kanske kan hjälpa till med något. Vilken bransch är de i?

 

5. Marknadsföringen

-          Sprid ut er på alla sätt ni kan, syns, hörs, var kreativa. Kan någon hjälpa er?  Ut i sociala medier (FB; twitter; Instagram), ring tidningarna, maila radiostationer, gå efter kategorier var ni mailat ut information. Informera om att ni vill gå ut med information om det är inne i gallerior.

6. stanna upp och samla de involverade för att gå igenom vad ni har so far, och vad som saknas eller om något behöver ändras

7. Ta en gemensam middag eller fika dagen innan för att fira att det är dags.    

 

Håll tät kontakt och uppdatera varandra regelbundet för att komma på eventuella andra planer eller flytta runt. Bolla med varandra, man kanske har kommit på något sedan sist man pratade med. Sätt deadlines, Börja i tid! Använd kontakter så mycket som möjligt och lyssna till de som gjort event tidigare.

Och sist men inte minst: Gör en projektutvärdering, det finns exempel på nätet. Om något blev fel, mindre bra (det kommer altlid finnas sånt) så gör om, gör rätt i nästa.

Att göra event kan kännas skräckinjagande och kännas som att man går vilse i en skog. Man hinner ifrågasätta sig själv och projektet många gånger på vägen men när man ser sitt event på eventdagen och när man fått kläm på rutinen är det hur roligt som helst! Projektledning är något man växer in i, inte något som kommer med maten.

 

Det finns massor mer som vi säkert inte tänkt på men detta är våra tankebanor vi använder oss av och utvecklas i.

Ha en fortsatt bra dag och fortsätt förändra världen med ett steg i taget, inga drömmar är för små för att förverkliga  :)

 

MVH

C